1. Titolare e contatti
Il titolare dei trattamenti connessi alla gestione del sito, alla creazione degli account, alla sicurezza, all'assistenza e ai rapporti commerciali e StudioPilot, servizio gestito da Marco Piva (di seguito, "StudioPilot").
Per richieste privacy e per l'esercizio dei diritti e possibile scrivere a info@studiopilot.it. Non e stato nominato un Responsabile della protezione dei dati, non ricorrendone allo stato i presupposti; tale valutazione viene riesaminata periodicamente.
2. Ruoli nel trattamento
StudioPilot opera con ruoli differenti a seconda del trattamento:
- Titolare del trattamento per dati di navigazione, account, autenticazione, sicurezza, fatturazione, assistenza, gestione commerciale e amministrazione della piattaforma.
- Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR quando tratta, per conto dello studio professionale cliente, dati relativi ai clienti dello studio, documenti, fascicoli, email collegate, dati contabili e contenuti professionali. In tali casi lo studio cliente resta titolare e determina finalita e mezzi essenziali del trattamento.
Il rapporto tra StudioPilot e ciascuno studio deve essere disciplinato da apposito accordo sul trattamento dei dati, comprese istruzioni, misure di sicurezza e condizioni per eventuali sub-responsabili.
3. Dati trattati
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Navigazione e sicurezza | Indirizzo IP, data e ora, richieste al server, eventi di sicurezza, informazioni tecniche sul dispositivo e cookie tecnici. |
| Account e studio | Nome, cognome, email, ruolo, credenziali cifrate, appartenenza allo studio, permessi, loghi, colori e dati professionali. |
| Clienti e pratiche | Anagrafiche societarie, visure, statuti, referenti, fascicoli, scadenze, verifiche, note e dati relativi agli incarichi professionali. |
| Contabili e finanziari | Bilanci, movimenti, fatture, costi, ricavi, crediti, indicatori, budget, forecast e business plan. |
| Documenti e AI | File caricati, testo estratto, classificazioni, prompt, risultati, correzioni, validazioni e report generati. |
| Email collegate | Metadati, mittenti, destinatari, oggetti, corpo, allegati e collegamenti a clienti o pratiche, nei limiti delle caselle autorizzate. |
| Pagamenti e assistenza | Dati di fatturazione, stato dell'abbonamento, richieste di supporto e comunicazioni contrattuali. I dati completi delle carte sono gestiti dal fornitore di pagamento e non da StudioPilot. |
I contenuti caricati dagli studi possono includere dati appartenenti a categorie particolari o dati relativi a procedimenti e contenziosi. Lo studio cliente deve verificarne pertinenza, necessita e base giuridica prima del caricamento.
4. Finalita e basi giuridiche
| Finalita | Base giuridica |
|---|---|
| Fornire account, workspace, moduli, assistenza e funzionalita richieste. | Esecuzione del contratto o di misure precontrattuali. |
| Autenticazione, prevenzione abusi, sicurezza, audit e continuita del servizio. | Esecuzione del contratto e legittimo interesse alla sicurezza della piattaforma. |
| Gestione amministrativa, fiscale e contabile. | Obbligo legale ed esecuzione del contratto. |
| Rispondere a richieste di demo, contatto o supporto. | Misure precontrattuali, contratto o legittimo interesse a rispondere. |
| Elaborare documenti e produrre analisi mediante servizi di intelligenza artificiale. | Esecuzione del servizio; per i dati dei clienti dello studio, istruzioni documentate del titolare. |
| Collegare email, Google o altri servizi richiesti dall'utente. | Esecuzione del servizio e azione volontaria dell'utente autorizzato. |
| Cookie o strumenti facoltativi, se in futuro attivati. | Consenso, revocabile in ogni momento. |
5. Origine e conferimento
I dati sono raccolti direttamente dall'utente, dal Dominus o dai collaboratori autorizzati dello studio, dai documenti caricati e dai servizi collegati su richiesta. Alcuni dati societari possono provenire da visure, statuti, registri pubblici o altri documenti legittimamente acquisiti dallo studio.
I dati contrassegnati come necessari servono per creare l'account o fornire il modulo richiesto. Il mancato conferimento puo impedire l'attivazione o l'uso della relativa funzione. Il collegamento di caselle email e servizi esterni e facoltativo.
6. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori selezionati per hosting e infrastruttura, posta elettronica, sicurezza, assistenza, intelligenza artificiale, autenticazione, pagamenti e servizi professionali. In particolare, in base alle funzioni utilizzate, possono essere coinvolti OpenAI per elaborazioni AI, Stripe per pagamenti e Google per l'eventuale collegamento volontario delle caselle Gmail.
I fornitori operano secondo il ruolo applicabile e sulla base di accordi idonei. I dati non sono diffusi e possono essere comunicati ad autorita o soggetti legittimati solo quando previsto dalla legge o necessario alla tutela dei diritti.
7. Trasferimenti internazionali
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. In tali casi StudioPilot adotta le garanzie previste dal Capo V del GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard e misure supplementari quando necessarie. Lo studio e invitato a limitare i contenuti caricati a quanto effettivamente necessario.
8. Conservazione
- I dati di account e contratto sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il tempo necessario a obblighi di legge, difesa e gestione amministrativa.
- I dati del workspace sono conservati secondo le istruzioni dello studio cliente e cancellati o restituiti alla cessazione, salvo obblighi di conservazione o copie tecniche temporanee di sicurezza.
- I file originali destinati alla sola estrazione vengono rimossi dopo l'elaborazione secondo il flusso dichiarato nell'interfaccia; dati estratti, validazioni e report restano nel fascicolo finche necessari al servizio.
- Log tecnici e audit sono conservati per il periodo proporzionato a sicurezza, tracciabilita e accertamento di abusi o responsabilita.
- I dati fiscali e di fatturazione sono conservati per i termini previsti dalla normativa applicabile.
9. Intelligenza artificiale e decisioni
StudioPilot utilizza l'intelligenza artificiale per estrarre, classificare, sintetizzare e proporre analisi o bozze. I risultati possono contenere errori e devono essere verificati dal professionista. La piattaforma non assume decisioni con effetti giuridici o analogamente significativi esclusivamente in modo automatizzato: il professionista resta responsabile della validazione e dell'utilizzo del risultato.
10. Sicurezza
Sono adottate misure tecniche e organizzative commisurate al rischio, tra cui separazione logica degli studi, controllo degli accessi per ruolo, cifratura delle password, protezione delle credenziali di posta, audit delle operazioni, connessioni cifrate e archivi non pubblici. Nessun sistema e privo di rischio; eventuali incidenti vengono gestiti secondo le procedure applicabili.
11. Diritti
L'interessato puo chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilita, opposizione e revoca del consenso, ove applicabili, scrivendo a info@studiopilot.it. La revoca non pregiudica la liceita del trattamento precedente.
Quando la richiesta riguarda dati trattati per conto di uno studio cliente, StudioPilot la trasmette o collabora con lo studio titolare. Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. Aggiornamenti e riferimenti
La presente informativa puo essere aggiornata in seguito a modifiche normative, organizzative o tecniche. Le variazioni sostanziali saranno rese riconoscibili nella piattaforma o comunicate agli utenti interessati.
Riferimenti: Regolamento (UE) 2016/679 e diritti dell'interessato secondo il Garante.